Privacybeleid

Inleiding

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle cliënten en wettelijk vertegenwoordigers van cliënten die zorg van Stichting Firmitas afnemen én op alle medewerkers en vrijwilligers van Stichting Firmitas. Deze privacyverklaring is onderdeel van het privacyreglement van Stichting Firmitas.

Om goede zorg te kunnen verlenen, is het nodig dat Stichting Firmitas persoonsgegevens verwerkt. Dit om de afspraken die wij met onze cliënten en medewerkers gemaakt hebben te kunnen uitvoeren. Dit doen wij zorgvuldig, waarbij wij de wettelijke eisen volgen.

1. Persoonsgegevens die door Stichting Firmitas gebruikt worden

Van cliënten:

• Algemene persoonsgegevens als naam, geboortedatum, contactgegevens van cliënten en hun wettelijk vertegenwoordigers indien van toepassing.
• Legitimatie-informatie, BSN-nummers, wettelijke status, gegevens over de (zorg)verzekering van de cliënt.
• Beschikking/indicatie, overige medische gegevens zoals medicijngebruik (indien van toepassing), verslagen over het gedrag en welzijn van de cliënt, contacten van cliënt (o.a. behandelaars).
• Indien van toepassing gegevens over de wettelijke vertegenwoordiging van de cliënt.

Van medewerkers:

• Algemene persoonsgegevens als naam, geboortedatum, contactgegevens, nationaliteit, geboortedatum en -plaats, geslacht, burgerlijke staat.
• Curriculum Vitae (CV), werkervaring, bankrekeningnummer, opleidings- en scholingsgegevens, (kopie) getuigschriften, referenties, VOG, (kopie) ID-bewijs, BSN, werkvergunning, (kopie) verblijfsvergunning en (kopie) VAR.
• Gegevens over beschikbaarheid en verlof.
• Verstrekte gebruikersnamen (eventueel wachtwoorden) om toegang te verkrijgen tot de besloten digitale omgevingen.

Van sollicitanten worden alleen gegevens verwerkt die relevant zijn voor de sollicitatieprocedure.

2. Doeleinden voor het gebruik van persoonsgegevens en de juridische grondslag daarvoor.

Van cliënten:

Persoonsgegevens worden gebruik om uitvoering te geven aan de met de cliënt gesloten zorg- en dienstverleningsovereenkomst. Naast de zorg- en dienstverleningsovereenkomst wordt voor iedere cliënt een ondersteuningsplan opgesteld waarin de te leveren zorg en aanvullende diensten nader worden beschreven. Het zorgplan wordt door de cliënt ondertekend waarmee de cliënt of diens wettelijke vertegenwoordiger goedkeuring geeft aan het gebruik van zijn persoonsgegevens om de afgesproken diensten te leveren.

Van medewerkers:

Persoonsgegevens van medewerkers worden gebruikt om een goede uitvoering te geven aan de met de medewerkers gesloten (arbeids-)overeenkomst en de wettelijk daarmee samenhangende verplichtingen. Daarnaast worden de gegevens gebruikt in het kader van de organisatie en bedrijfsvoering, zoals bijvoorbeeld inlogmogelijkheden op de geautomatiseerde systemen, toezenden van medewerkers informatie etc.
 

3. Bewaartermijn

De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Gegevens worden langer bewaard als daar een wettelijke verplichting voor bestaat.

Gegevens van sollicitanten worden vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij er een arbeidsovereenkomst is gesloten of de kandidaat toestemming gegeven heeft om de gegevens langer te bewaren (maximaal één jaar). 

Gegevens die worden ontvangen bij een open sollicitatie worden binnen drie maanden na ontvangst verwijderd, tenzij er een arbeidsovereenkomst is gesloten of de kandidaat toestemming heeft gegeven om de gegevens langer te bewaren.

4. Delen van gegevens

Stichting Firmitas is terughoudend met het delen van gegevens van cliënten, wettelijk vertegenwoordigers en medewerkers. Gegevens worde in beginsel alleen gedeeld als daar schriftelijk toestemming voor is verkregen.

Het delen van de gegevens kan nodig zijn voor het uitvoeren van de dienstverlening of als dit wettelijk verplicht is. Voorbeelden daarvan zijn onder andere het indienen van declaraties, het bestellen van medicatie of het bespreken van bepaalde zaken met de bedrijfsarts.

Daarnaast worden soms gegevens (geanonimiseerd) gedeeld op grond van het gerechtvaardigde belang van Stichting Firmitas. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn om statistieken en rapportages op te stellen.

5. Rechten van betrokkenen

Inzage recht

Cliënten, wettelijk vertegenwoordigers en medewerkers hebben het recht op inzage in de eigen gegevens. Wanneer blijkt dat deze gegevens niet kloppen, hebben zij recht deze gegevens te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kan verzocht worden de eigen persoonsgegevens over te dragen aan een andere organisatie of om de verwerking van gegevens te beperken.

Hierbij kan het voorkomen dat het niet mogelijk is om (volledig) te voldoen aan een verzoek (bijvoorbeeld als de inzage leidt tot een inbreuk op de privacy van anderen, of als Stichting Firmitas de gegevens nodig heeft). In dat geval zal Stichting Firmitas motiveren waarom er geen (volledig) gehoor gegeven kan worden aan het verzoek.

Recht klacht in te dienen

Stichting Firmitas gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en probeert zich hier ook steeds in te verbeteren. Als u een tip of klacht heeft over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan vragen wij u om dit te melden aan de Functionaris Gegevensbescherming van Stichting Firmitas. Zij kan uw tip of klacht beoordelen en eventueel verbeteringen aanbrengen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/privacyklacht-indienen).

6. Bron van de gegevens

Wij verkrijgen de persoonsgegevens van cliënten, wettelijk vertegenwoordigers en medewerkers hetzij van de cliënt zelf, hetzij van de officiële instanties (zorgkantoor, gemeenten etc.). Daarnaast wordt, gedurende de zorgverlening en het dienstverband informatie toegevoegd aan de persoonsgegevens door de medewerkers van Stichting Firmitas. 

7. Website en nieuwsbrief

Aanvullend op bovenstaande worden ook persoonsgegevens van bezoekers van onze websites en abonnees van de nieuwsbrieven van Stichting Firmitas verwerkt.

Website

De website kan bezocht worden zonder dat persoonsgegevens verstrekt worden. Wel verzamelt Stichting Firmitas bepaalde niet-identificeerbare automatische informatie over de gebruikers van haar websites, zoals het IP-adres van uw computer, het type browser waarvan u gebruik maakt, de datum en tijd van toegang tot de website, de regio van waaruit u onze website bezoekt, de website via welke u op onze website bent gekomen, de pagina’s en onderdelen van de website die u bezoekt en welke informatie u bekijkt.

De verzamelde gegevens worden gebruikt om de inhoud van de website af te stemmen op de wensen en behoeftes van de bezoekers van onze website. Zie voor meer informatie over de cookies die wij gebruiken

Nieuwsbrief

Cliënten, verwanten en wettelijk vertegenwoordigers kunnen zich aanmelden voor de nieuwsbrief van Stichting Firmitas. Bij de aanmelding voor de nieuwsbrief worden gegevens van de aanvrager geregistreerd. Het gebruik van de ontvangen gegevens (naam en e-mail) geschiedt op basis van toestemming die gegeven wordt door de inschrijving. Deze toestemming kan altijd weer ingetrokken worden door middel van een afmelding. Op dat moment worden ook de persoonsgegevens verwijderd.

8. Beveiliging

Stichting Firmitas heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatig gebruik. Als persoonsgegevens (in opdracht van Stichting Firmitas) door derden worden verwerkt, dan is daar altijd een verwerkersovereenkomst mee afgesloten die erop toeziet dat er zorgvuldig wordt omgegaan met de persoonsgegevens en dat deze adequaat worden beschermd. De persoonsgegevens kunnen verwerkt worden binnen en buiten Nederland.

9. Wijzigingen

Stichting Firmitas behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij bevelen aan om regelmatig deze privacyverklaring te controleren of er aanpassingen hebben plaatsgevonden.

10. Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

Stichting Firmitas heeft Ouafae Bahi als Functionaris Gegevensbescherming aangesteld die benaderd kan worden voor opmerkingen, vragen en klachten.

Post
Stichting Firmitas
t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Oostzeedijk 238-248
3063 BP Rotterdam

E-mail
partnersinprivacy@gmail.com

Het indienen van een inzageverzoek kan per post of door een e-mail te sturen.

Post
Stichting Firmitas
t.a.v. Privacy Officer
Oostzeedijk 238-248
3063 BP Rotterdam

E-mail
Cliënten/wettelijk vertegenwoordigers: privacy@stichtingfirmitas.nl
Medewerkers: hr@stichtingfirmitas.nl

• Cliënten/wettelijk vertegenwoordigers: privacy@stichtingfirmitas.nl
• Medewerkers: hr@stichtingfirmitas.nl